プロジェクト管理ツールには無料と有料が存在する

無料だからといっても有料のものに劣っているかというと実はそうでもなく、プロジェクト管理ツールを選ぶ際は、有料無料ではなく、クラウド型かダウンロード型かと言う基準で選ぶとよいでしょう。クラウド型は提供してくれる会社にデータがあるため、インストールの必要などがなく、アップデートなども自動的に行ってくれます。それに対して、ダウンロード型はバージョンアップなどがあると都度インストールは必要ですが、データは全て自社管理ができます。

プロジェクト管理システムの疑問点

設定したガントチャートを社員で閲覧できるようにしたいのですが、印刷することはできますか?

印刷範囲を指定して印刷することが可能です。紙面などに印刷することでパソコンを開かずともいつでもスケジュールを管理することができます。見えやすい場所に貼っておけば、スケジュールに対する意識も高まります。

平日のみではなく、土日などにスケジュールが発生した場合、土日のスケジュール設定をすることはできますか?

土日の設定をすることも可能です。何かしらの都合により生じた土日のスケジュールなどもプロジェクト管理ツールにて管理することが可能です。また、スケジュール管理ツールに入力しておくことでイレギュラーで発生した内容なども把握しやすくなります。

社員の勤怠管理を管理ツール上で見ることはできますか?

可能です。社員の勤怠状況をツール上で管理することでその日のスケジュールと並行して確認することができるので、その日の日程が組みやすくなります。

プロジェクトの各チームでかかる工数の確認、管理をすることはできますか?

様々な方法で工数管理をすることが可能で、日にち単位、週単位と分けてみることもできます。これによって不要な工数の発見にもつながり、更なる作業効率化につなげることもできます。

工数の入力頻度はどのくらいのタイミングがいいですか?

各会社の状況によるものなので、具体的にどのくらいが良いというのは一概に言えません。入力するタイミングは会社ごとに金曜には翌週分のものを全て入力しておくなど、決まった日での入力をルール化しておくとやりやすいかもしれません。

プロジェクト管理ソフトの種類

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クラウド型のプロジェクト管理ツールを使うメリット

クラウド型は、提供会社がサーバー上でソフトを管理していてアップデートなども会社のタイミングで自動的にアップデートしてくれるため、自社側での手間がいりません。ダウンロード型のようにPC上に設定をする必要がないため、導入までに時間がかからないというメリットがあります。

ダウンロード型のプロジェクト管理ツール

ダウンロード型の場合、はじめPCへのインストールが必要であり、設定も会社側で行なう必要がありますが、ネット接続不要でできるうえ、クラウド型と違ってネット上にデータを置くわけではないので、漏洩などのリスクも最小限に抑えることができます。

社内会議での会議室の利用時間を確認して重複を防ぐ

スケジュールをプロジェクト管理ツール上で打ち込むことができるため、会議室を利用したい時間などを確認して、他のチームで使用中であるかどうかをすぐに確認することができ、既に使用中であれば時間をずらすなどの調整をすることも可能です。

突然の災害を想定した安否確認機能を搭載しソフトもある

パソコンとスマートフォンを連動させることもでき、地震や何かしらの災害が起こった際に全社員への安否確認連絡をツール上から行い、それぞれの状況を把握することができます。いつ起こるか分からない災害にも対応できるようにしておくことで、その状況が訪れたときに落ち着いて動くことができます。

プロジェクトマネージメントを行なうために必要な心構え

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プロジェクト管理ソフトの種類

プロジェクトを遂行し、完璧にこなすためには徹底された管理体制が必要となります。ただ単に管理といっても何からすべきなのかと思うかもしれません。このページではマネージャーがすべきことや心構えについて紹介しています。

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