完璧なプロジェクト遂行には徹底した管理が重要

成果を出すために必要なマネジメント

各月ごとに設定された目標の到達にはしっかりとしたマネジメント能力が必要です。人員の配置やスケジュール管理、時にはモチベーションUPに向けて個人面談を挿むといった対応を取ることも重要です。一般的な仕事のサイクルと言われているPDCAを遂行し、きちんとした現場管理を怠らないようにしましょう。

プロジェクト管理に必要なことランキング

顧客のニーズを理解し、それを提供すること

会社が成り立つのはその会社を必要とする顧客あってのものです。それがBtoBやBtoCであっても同じことが言えます。顧客が何を必要としているのかその本質を見極め、改善を繰り返してより良いものを提供するためのプロジェクトマネジメントが重要になってきます。

プロジェクト遂行に影響を及ぼす統括能力と交渉力

プロジェクトを成功させるために必要なのはその進捗状況の確認だけではありません。そのプロジェクトを遂行しているチームの管理やメンバーの統率を取る能力も重要になってきます。それだけでなく、サプライヤーとの交渉も忘れてはなりません。納期の時期が遅れてしまったりすると、プロジェクト遂行に多大な影響を与えかねないのです。

立ち位置をしっかりと理解し、臨機応変に対応する

マネージャーといっても、プロジェクトの内容によっては、稼働しているチームに別のところからの指示が入ったりすることもあるでしょう。そんな時にきちんと連携が取れていないと何かしらのミスが発生する可能性があります。徹底した報連相、そして状況を判断して臨機応変に対応することも重要な能力です。

必ずしも全てが予定調和になるとは限らない

プロジェクト遂行中にクライアントからの要望などで急遽予定変更となることもあります。そんな時に変更された内容に対して、どのような対応が適切であるか判断し、どのようにそれを実行していくかという判断能力が求められます。状況は常に変化するものであり、それに応じた対応が必要になることを認識して行動しましょう。

全ての判断を的確にするには知識が重要

マネージャーはいかに情報を多く持っているかで判断能力に大きな差を生むことになるでしょう。問題が起こった場合、その対処法を知っているかどうかで不要にかかる対応時間の削減につながります。言い換えるならば、リスクマネージメントです。それをするにあたって起こり得るリスク、またそのリスクの回避方法やその後の対応など予め用意しておくことで適切な判断、対応を取ることができるでしょう。

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プロジェクト管理ソフトの利点

タスクスケジュールの管理が容易

仕事を効率よく進めていくための目的や、従業員の安全を確認するための便利なシステムやサービスがどんどん登場してきています。例えば、安否確認システムはご存知でしょうか。安否確認システムを使えば緊急事態のときに情報共有がスムーズに進みやすくなり、冷静に判断することができます。従業員が安心して働ける環境作りは大事なので、便利なシステムの導入を前向きに検討してみるといいですよ。また、マネージャーと言えば、予定しているプロジェクトの管理や進行中のプロジェクトの進捗状況の確認、問題が起こった場合の対処と多くの情報管理が必要になってきます。しかし、マネージャーと言えど人間です。当然、忘れてしまうこともあります。いわゆるヒューマンエラーというものです。そういったものも管理ツールを使ってスケジュールを予め入力しておくことで、忘れてしまったと言ううっかりをなくすことができます。

予定の重なりや状況が分かるガントチャート

ガントチャートがあれば、密なスケジュールの管理もしやすくなります。また、ガントチャートとして表すことで逆に手が空いている時間の把握もしやすくなり、予定が組みやすくなり、より効率的なスケジュールを組んでいくことが出来るようになります。また、普段から知識を蓄えておくのも良いでしょう。

進捗状況の確認もソフト1つでできる

現在、進行しているプロジェクトの進捗状況をそれぞれの社員が管理ソフトに情報を入力することで情報が散らず、状況把握がしやすくなります。社員それぞれに入力してもらうので、1人1人に進捗状況の確認をしてまわる必要性がなくなり、それによって空いた時間を他の業務にまわし、効率UPを図ることが出来ます。

報連相のソフト上で行うことで確認漏れをなくす

今販売されているタスクスケジュールの管理ソフトは多機能型で、1つのソフトだけで複数のことがこなせるようになっています。報連相などもそういったソフト上で行うことで、利用している全員の方が確認することができ、またデータとして残すことで前回の内容などを見返すこともできます。

不要な機能とほしい機能を選ぶことも可

最近のソフトは多機能型のものが豊富で操作も複雑化してきています。機能を増やせるだけ増やせば便利かと言うとそうとも言い切れず、全ての内容を把握するには時間がかかり、逆に使いづらさを覚えることもあります。しかし、そういった問題はソフトの製造元に購入時に不要な機能を外してもらうことで解決することも可能です。